Office Assistant – 30h týdne

Informace o pracovním místě

Pokud jste proaktivní a organizovaný člověk, který má rád komunikaci, koordinaci a práci v mezinárodním prostředí, pak je tato pozice tou správnou příležitostí právě pro Vás!

• Koordinace měsíční evidence docházky a vedení souvisejících záznamů.


• Koordinace adaptačního dne (Induction Day) pro nové zaměstnance ve spolupráci s HR manažerem, jednatelem, IT a vedoucími zaměstnanců.


• Koordinace procesů a opatření v oblasti BOZP se smluvním externím dodavatelem a jednatelem, včetně vedení příslušné dokumentace.


• Shromažďování a distribuce HR dokumentů dle pokynů HR manažera.


• Přijímání příchozích hovorů a vítání návštěv.


• Zpracování a evidence příchozí a odchozí pošty a kurýrních zásilek.


• Zajištění dodávek zboží a služeb – kontrola zásob a potřeb kanceláře, sběr požadavků od zaměstnanců, objednávání dodávek v souladu s firemními pravidly, strategií oddělení nakupů a přiděleným rozpočtem, kontrola dodacích listů a distribuce vybavení na pracoviště.


• Kontrola, archivace a zpracování přijatých faktur v souladu s pravidly a směrnicemi oddělení nákupu


• Vyjednává a správuje smluvy s dodavateli, tvoří objednávky dle pravidel oddělení nákupu a vede databáze dodavatelů.


• Expert pro procesy cestovních rezervací a vyúčtování výdajů, zajištění školení a ad hoc podpory zaměstnancům.


• Plnění úkolů v oblasti IT a fyzické bezpečnosti kancelářských prostorů


• Evidence a údržba kancelářského vybavení, zajištění preventivní údržby a oprav.


• Podpora organizace pracovních cest zaměstnanců a návštěvníků, včetně cestovního pojištění, víz a objednávek taxi.


• Další administrativní úkoly dle požadavků jednatele a HR manažera.

Požadujeme

• Minimálně 2 roky zkušeností na obdobné pozici.
• Plynulá znalost angličtiny a češtiny/slovenštiny (slovem i písmem).
• Dostupnost pro práci v rozsahu 30 hodin týdně.
• Pokročilá znalost MS Office, zkušenost se systémy pro práci s daty a dokumenty výhodou.
• Silné organizační a komunikační dovednosti.
• Smysl pro detail a spolehlivost.
• Schopnost samostatné práce.

Nabízíme

• Atraktivní mzda a cafeteria systém.
• Možnosti rozvoje a kariérního růstu.
• Práce v dynamickém mezinárodním prostředí.
• Přátelská a podpůrná firemní kultura.
• Moderní a atraktivní kanceláře v Praze 5 v blízkosti oblasti Waltrovka.

NABÍRÁME MUŽE I ŽENY

Naše inzeráty jsou v některých případech psány v ženském nebo mužském rodě. Tento postup byl zvolen výhradně proto, aby bylo dosaženo co nejvyšší plynulosti textu. V žádném případě se nevyjadřuje genderově podmíněný nebo diskriminační přístup naší společnosti k uchazečům a uchazečkám o volná pracovní místa.